Tickets de réparation
Le ticket est la pièce maîtresse de FixVault : il regroupe le client, son appareil, le diagnostic, les pièces utilisées, le temps passé et le statut de la réparation jusqu'à la livraison.
1. Créer un ticket — wizard pas à pas
Menu Réparations → Créer un ticket (raccourci : touche N depuis la liste
tickets).
Le wizard se déroule en 6 étapes :
Étape 1 — Client
- Recherche par nom, email ou téléphone.
- Si nouveau client : + Créer client (formulaire rapide en 30 secondes).
- Doublons détectés automatiquement (email + mobile).
Étape 2 — Catégorie d'appareil
Téléphone · Tablette · Ordinateur portable · Console · Montre connectée · Autre.
Étape 3 — Marque & modèle
- Recherche dans la base GSMArena (15 000+ modèles).
- Si introuvable : Ajouter modèle (l'IA enrichit ensuite specs et image).
Étape 4 — Identification
| Champ | Description |
|---|---|
| IMEI / Serial | Validé par l'algorithme de Luhn pour les téléphones |
| Couleur | Liste enrichie automatiquement par l'IA |
| Code PIN / schéma | Stocké chiffré, visible uniquement par le technicien |
💡 Astuce — Cliquez sur l'icône scanner à droite du champ IMEI pour utiliser la caméra (mobile ou webcam) et scanner le code-barres.
Étape 5 — Problème & accessoires
- Description du problème (champ libre).
- Accessoires reçus : chargeur, câble, coque, SIM (cases à cocher).
- État physique : rayures, vitre fêlée, photos (jusqu'à 6).
Étape 6 — Devis prévisionnel & garantie
- Estimation IA (Claude Haiku) basée sur la description.
- Engagement de garantie : 3 / 6 / 12 mois.
- Échéance souhaitée (
dueDate, par défaut J+3).
À la validation, le ticket reçoit un code unique au format T-1337.
2. Multi-appareils dans un ticket
Un client peut déposer plusieurs appareils en même temps. Depuis la fiche ticket, cliquez sur + Ajouter un appareil : chaque appareil a son propre diagnostic, ses pièces et son statut.
📌 Note — La facturation reste unique (un seul ticket = une seule facture finale), mais les lignes différencient bien les appareils.
3. Statuts du ticket
FixVault gère 13 statuts pour suivre la vie d'une réparation :
| Statut | Signification | Notification client par défaut |
|---|---|---|
INTAKE | Réception, en attente de diagnostic | SMS confirmation dépôt |
DIAGNOSIS | Diagnostic en cours | — |
WAITING_PARTS | En attente de pièce commandée | SMS info |
WAITING_QUOTE_APPROVAL | Devis envoyé, en attente validation | Email + lien signature |
IN_REPAIR | Réparation en cours | — |
QUALITY_CHECK | Test qualité avant livraison | — |
READY | Prêt à récupérer | SMS + email |
DELIVERED | Remis au client | Email facture |
CLOSED | Clôturé (payé, garantie active) | — |
IRREPARABLE | Non réparable | SMS info |
WAITING_CLIENT | En attente d'un retour client | SMS relance auto J+3 |
RETURNED_UNFIXED | Restitué sans réparation | — |
CANCELED | Annulé | — |
💡 Astuce — Les transitions de statut peuvent déclencher des notifications automatiques. Configurez-les dans Réglages → Communications → Triggers.
4. Timer de réparation
Chaque ticket a un chronomètre intégré pour mesurer le temps réel passé.
- Démarrer : bouton ▶ en haut de la fiche ticket.
- Pause/Stop : bouton ⏸ — le temps est cumulé.
- Multi-techniciens : le temps est attribué à chaque technicien qui démarre/arrête son timer.
Le temps total apparaît dans :
- La fiche ticket (vue technicien).
- Les rapports d'analytics (durée moyenne par modèle, par technicien).
- Les KPIs du dashboard.
5. Notes & commentaires
5 types de commentaires sont disponibles :
| Type | Visible client | Usage |
|---|---|---|
COMMENT | Non | Note interne libre |
DIAGNOSTIC | Oui (si non privé) | Conclusion du diagnostic |
SYSTEM | Non | Généré auto (changement statut, etc.) |
SMS | Oui (envoyé) | SMS au client tracé |
EMAIL | Oui (envoyé) | Email au client tracé |
Chaque commentaire peut être marqué privé (jamais visible côté portail client, jamais inclus dans les exports RGPD article 15).
6. Notifications client
Trois canaux disponibles, chacun activable indépendamment :
- SMS (passerelle SpotHit ou OVH)
- Email (Resend mutualisé, aucune config requise)
- WhatsApp (Baileys — voir chapitre 08)
Modèle de SMS par défaut sur changement de statut READY :
Bonjour {{customer_first_name}}, votre {{device_model}}
est prêt ! Boutique ouverte jusqu'à 19h. {{store_name}}
📌 Note — Toutes les notifications envoyées sont historisées dans Communications → Historique (date, canal, statut de livraison).
7. Lignes du ticket (services + pièces)
Onglet Lignes de la fiche ticket :
- Service — Main d'œuvre, diagnostic, prestations (HT/TTC, TVA).
- Pièce — Décrément automatique du stock à l'ajout (si activé).
- Produit — Vente accessoire (coque, câble, etc.).
L'IA peut suggérer les pièces nécessaires depuis la description du problème (bouton 🤖 Suggérer pièces, latence ~2 s).
8. Convertir en devis ou facture
Depuis la fiche ticket :
- Bouton ⋯ → Générer devis → crée un devis brouillon avec toutes les lignes.
- Bouton ⋯ → Générer facture → crée une facture (statut
DRAFT).
Voir le chapitre 05 — Devis & factures.
9. Épingler & filtrer
- 📌 Épingler un ticket le remonte en haut de la liste (utile pour les urgences).
- Filtres rapides : aujourd'hui, en retard (
dueDate < now), mes tickets, par technicien, par statut.
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