Devis & factures

FixVault gère le cycle complet de la documentation commerciale, du devis prévisionnel à la facture acquittée, avec signature électronique du client et archivage 6 ans.

1. Créer un devis depuis un ticket

Sur la fiche ticket, bouton Générer devis.

Toutes les lignes (services, pièces, accessoires) du ticket sont reprises automatiquement. Le devis reçoit un code D-0156.

Champs du devis

Champ	Description
Date d'émission	Aujourd'hui par défaut
Validité	30 jours par défaut (modifiable)
Conditions paiement	Acompte, à la livraison, etc.
Mentions spéciales	Champ libre (ex: « hors casse écran »)
Pied de page	Mentions légales boutique (auto)

2. Devis standalone (sans ticket)

Menu Réparations → Devis → + Nouveau.

Utile pour les demandes de devis en ligne (formulaire public) ou les ventes B2B sans réparation associée.

3. Statuts du devis

Statut	Description
DRAFT	Brouillon, modifiable
SENT	Envoyé au client (email ou portail)
VIEWED	Client a ouvert l'email/le PDF
SIGNED	Client a signé électroniquement
ACCEPTED	Validé manuellement (signature papier)
REJECTED	Refusé par le client
EXPIRED	Validité dépassée
CONVERTED	Transformé en facture

📌 Note — Une fois envoyé (SENT), le devis n'est plus modifiable. Pour changer une ligne, créez un avenant (nouveau devis lié).

4. Envoyer le devis au client

Bouton Envoyer sur la fiche devis :

• Par email : PDF en pièce jointe + lien vers portail signature.
• Par SMS : lien court vers portail.
• Par WhatsApp : message + PDF.

Le template email est éditable dans Réglages → Communications → Templates.

5. Signature électronique (portail client)

Le client reçoit un lien https://app.fixvault.fr/portal?devis=D-0156.

1. Authentification par email + code 2FA (envoyé par email, valide 10 min).
2. Affichage du devis avec scroll de toutes les lignes.
3. Bouton Signer : zone de tracé tactile (souris ou doigt sur mobile).
4. Validation : signature stockée en PNG base64 + horodatage + IP.

Le devis passe immédiatement en statut SIGNED. Vous recevez une notification push/email.

💡 Astuce — La signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature papier (eIDAS niveau simple), suffisante pour les devis jusqu'à 1500 €. Au-delà, prévoir un avenant signé en boutique.

6. Convertir devis → facture

Sur un devis SIGNED ou ACCEPTED : bouton Convertir en facture.

• Toutes les lignes sont copiées.
• Code facture attribué (F-0789).
• Statut initial DRAFT.
• Devis passe à CONVERTED (lien réciproque conservé).

7. Facture standalone

Menu Facturation → Factures → + Nouvelle.

Utile pour les ventes comptoir comptabilisées hors caisse, les acomptes ou les avoirs.

8. Statuts de la facture

Statut	Description
DRAFT	Brouillon
SENT	Envoyée au client
PARTIAL	Acompte reçu, solde dû
PAID	Soldée
OVERDUE	Échéance dépassée et impayée
CANCELED	Annulée (avoir requis)
REFUNDED	Remboursée intégralement

⚠️ Attention — Une facture envoyée ne peut plus être supprimée (obligation légale). Pour annuler, créer un avoir (facture négative liée).

Échéance automatique J+30

Les factures B2B reçoivent par défaut une dueDate à J+30 (modifiable). Une relance automatique est envoyée à J+5, J+15, J+30 (configurable dans Réglages → Communications → Relances).

9. PDF et impression

Bouton PDF sur la fiche facture → téléchargement immédiat.

Trois formats supportés

Format	Usage	Imprimante recommandée
A4	Envoi email, archivage, B2B	Laser / jet d'encre
Thermique 80 mm	Reçu comptoir	POS-80, EPSON
Étiquette 88 × 28 mm	Étiquette pochette client	DYMO LabelWriter

L'impression utilise l'agent FixVault installé sur le PC du comptoir.

💡 Astuce — Sur la fiche facture, le menu ⋯ → Imprimer se trouve à gauche des actions principales (raccourci P).

10. Paiements

Onglet Paiements de la facture :

• + Ajouter paiement : montant, méthode, date.
• Multi-paiement supporté (acompte CB + solde virement, par exemple).
• Statut PARTIAL automatique tant que le solde n'est pas atteint.
• Statut PAID automatique au dernier paiement.

Rapprochement bancaire automatique

Si vous avez connecté votre banque (voir chapitre 07), les virements entrants sont rapprochés automatiquement avec les factures en attente (matching par montant + nom du payeur).

11. Avoirs et remboursements

Pour annuler une facture déjà payée :

1. Ouvrir la facture → ⋯ → Créer un avoir.
2. Sélectionner les lignes à rembourser (partiel possible).
3. Valider : un avoir négatif est créé, lié à la facture d'origine.
4. Si paiement à rembourser : enregistrer le remboursement (-XX €).

L'avoir apparaît dans le Z-Report et la comptabilité avec un signe négatif.

12. Personnaliser le PDF

Réglages → Impression → Modèle facture A4 :

• En-tête : logo, nom, adresse, contact.
• Corps : choix des colonnes (description, qté, PU HT, TVA, total).
• Pied : conditions de paiement, mentions légales, IBAN.
• Couleurs accent (titre, totaux).

📌 Note — Les mentions légales obligatoires (SIRET, TVA intracom, etc.) sont injectées automatiquement et ne peuvent pas être désactivées.

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